Teknologi sistem
informasi merupakan komponen utama yang memberikan value added terhadap
pelayanan jasa disamping cost reducing, walaupun memang di awal, pembangunan
dan development infrastruktur SIM adalah investasi yang cukup mahal.Di awal
pengembangan SIM, perlu pengkajian yang dalam dalam memilih jenis hardware
maupun software yang sesuai dengan karakteristik perusahaan sehingga tidak
salah dalam pengembangan selanjutnya. SIM Transportasi Udara telah mengalami
berbagai kecenderungan perubahan aplikasi untuk meninggkatkan efisiensi dan
efektivitas dalam proses penjualan produk jasa.
Sistem Teknologi
Informasi pada bisnis penerbangan, secara umum dibagi dalam dua system, yaitu :
a. Sistem Front Office, yang menyangkut dan bersentuhan
langsung dengan pelanggan, contohnya Sistem reservasi, Check in System,
Boarding system, Website online, Payment Online, E-ticketing system, SMS
Booking, Global Distribution System, dll.
b. Sistem Back Office, yang mendukung jalannya
operasional perusahaan, misalnya software accounting, Human Resources
Information system, ERP system, Kontrol maintenance Aircraft, Aircraft Schedule
Software, Customer Database, Air Crew Monitoring System, dll. Sistem di
perusahaan maskapai sangat kompleks, system harus mampu mengintegrasikan system
Front Office dan Sistem Back Office.
Pada beberapa
perusahaan penerbangan system di Indonesia seperti Garuda dan Merpati
menggunakan system ERP. Garuda pengembangan sistem informasi ERP dimulai sejak
1999 sejalan dengan pelaksanaan program rehabiltasi perusahaan yang bertujuan
menyehatkan perusahaan dari lilitan utang yang besar dengan menerapkan Software
Applications and Product in Data Processing (SAP) sedangkan pada tahun 2004,
menyusul Merpati Airlines mulai mengimplementasikan software ERP yaitu software
SAP yang merupakan software pengelolaan perusahaan yang lengkap dan
terintegrasi terutama dibidang keuangan dan warehouse untuk mengontrol dan
memonitor pergerakan spare part pesawat dan memonitor penjualan tiket di seluruh
Kantor Cabang Penjualan.
Jenis Sistem Informasi Bisnis
a. Sistem Dari Sudut Pandang Fungsional
System fungsional adalah jenis pertama system
yang dikembangkan oleh perusahaan bisnis. System ini terletak pada departemen
khusus seperti akuntansi, pemasaran dan penjualan, produksi dan sumber daya
manusia.
1.
Sistem Penjualan dan Pemasaran
System penjualan dan pemasaran membantu manajemen senior untuk mengawasi
pergerakan yang mempengaruhi produk baru dan kesempatan penjualan, mendukung perencanaan
untuk produk dan jasa yang baru, dan mengawasi kinerja pesaing.
2.
Sistem Manufaktur dan Produksi
System manufaktur dan produksi berhubungan dengan perencanaan, pengembangan dan
pemeliharaan fasilitas produksi; penetapan sasaran produksi; pengadaan,
penyimpanan dan ketersediaan barang produksi; dan penjadwalan peralatan
fasilitas, bahan baku dan tenaga kerja yang dibutuhkan untuk membentuk produk
akhir.
3.
Sistem Keuangan dan Akuntansi
Fungsi keuangan bertanggung jawab mengelola asset keuangan perusahaan seperti
uang tunai, saham, obligasi dan investasi lainnya untuk memaksimalkan
pengembalian atas asset keuangan ini sekaligus mengelola kapitalisasi
perusahaan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab menjaga dan mengelola catatan
keuangan perusahaan-penerimaan, pembayaran, depresiasi, penggajian-untuk
menghitung arus dana dalam perusahaan.
4.
Sistem Sumber Daya Manusia
System
informasi SDM mendukung aktivitas seperti mengenali karyawan potensial, menjaga
catatan lengkap mengenai karyawan yang ada dan menciptakan program untuk
mengembangkan bakat dan keahlian karyawan.
SISTEM
DARI SUDUT PANDANG KONSTITUEN
Manajer tingkat menengah membutuhkan informasi yang lebih terperinci mengenai
hasil dari area fungsional dan departemen tertentu dari perusahaan, seperti
hubungan penjualan oleh tenaga penjualan, statistika produksi untuk pabrik atau
lini produk tertentu, tingkat biaya kepegawaian, dan pendapatan penjualan untuk
setiap bulan bahkan setiap hari.
- System pemrosesan transaksi, adalah system terkomputerisasi yang menjalankan dan mencatat transaksi rutin harian yang diperlukan untuk menjalankan bisnis, seperti memasukkan pesanan penjualan, pemesanan hotel dan penggajian.
- System Informasi Manajemen dan system Pendukung Keputusan, SIM merangkum dan melaporkan operasi dasar perusahaan menggunakan data yang disediakan oleh system pemrosesan transaksi. System pendukung keputusan menunjang pembuatan keputusan yang tidak rutin untuk manajemen tingkat menengah.
- System Pendukung Eksekutif, adalah membantu manajemen senior membuat keputusan ini. Sistem pendukung eksekutif menangani keputusan tidak rutin yang membutuhkan penilaian, evaluasi dan pendekatan karena ridak terdapat prosedur yang disetujui untuk mencapai solusi.
E-Business dalam PT Garuda Indonesia, Tbk
Perkembangan
teknologi membantu proses komunikasi melalui peralatan multimedia
seperti intranet, ekstranet, dan internet. Media email, fax, dan media
lainnya pun sering digunakan dalam mendukung proses bisnis perusahaan.
Manajemen Garuda Indonesia melakukan kegiatan e-business terkait dengan serangkaian bisnis perusahaan. Bila kita identifikasi sesuai dengan arsitektur aplikasi e-business perusahaan, maka disana kita akan melihat Garuda Indonesia memberikan kerangka kerja konseptual yang menghubungkan antar proses dan interface dari aplikasi e-business yaitu
mulai dari bagaimana customer relationship management perusahaan,
hubungan dengan pemasok seperti Pertamina dan Boeing sebagai pemasok
bahan bakar dan pesawat dengan e-procurement pada supply chain management perusahaan, e-commerce pada
partner relationship management, human resources development system di
Garuda Indonesia dan enterprise resource planning sebagai kolaborator
dari keempat elektronik-isasi sistem bisnis yang ada di garuda.
Electronic Business System
E-business adalah
praktek pelaksanaan dan pengelolaan proses bisnis utama seperti
perancangan produk, pengelolaan pasokan bahan baku, manufaktur,
penjualan, pemenuhan pesanan, dan penyediaan servis melalui penggunaan
teknologi komunikasi, komputer, dan data yang telah terkomputerisasi (
Alter, 2002). Pada prinsipnya e-business mengacu pada lingkungan
yang lebih luas dan mencakup pelayanan customer, kolaborasi dengan mitra
bisnis dan transaksi elektronik internal dalam sebuah organisasi
(Anastasia, 2004).
Sejarah adanya e-business muncul setelah era internet. Akan tetapi istilah e-business pertama kali dipopulerkan oleh IBM sekitar sepuluh tahun yang lalu. E-business dapat
menjadi aset yang strategis dan menjadi keunggulan suatu perusahaan
jika mampu dimanfaatkan dengan baik. Sebuah perusahaan harus mampu
melakukan transformasi proses bisnis yang mereka lakukan agar dapat
memanfaatkan e-business dengan baik. Secara umum keuntungan yang tinggi akan diperoleh jika e-business yang dimiliki dapat terkait secara langsung dan membentuk komunitas dengan konsumen, rekan kerja, dan suppliers.
Selain
itu dalam implementasi marketing perusahaan, kegiatan yang meliputi
transaksi bisnis antara perusahaan yang satu dengan yang lain telah
berkembang dengan E-commerce. Korelasi hubungan terjadi antara
perusahaan dengan pelanggan, atau antara perusahaan dengan institusi
yang bergerak dalam pelayanan publik. Jika diklasifikan, sistem e-commerce terbagi menjadi 3 tipe, yaitu:
1. Electronic markets (EMs)
yaitu sistem informasi antar organisasi yang menyajikan
fasiltas-fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar
informasi mengenai produk dan service yang ditawarkan.
2. Electronic Data Interchange (EDI)
yaitu sarana untuk mengefisiensikan pertukaran data transaksi-transaksi
reguler yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi
komersial. Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Asociation (IDEA) sebagai “transfer data tersruktur dengan format standard yang telahdisetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”.
3. Internet
Commerce yaitu penggunaan internet yang berbasis teknologi informasi
dan komunikasi untuk perdagangan melingkupi kegiatan penjualan produk
dan jasa. Transaksi yang dapat dilakukan di internet antara lain
pemesanan/pembelian barang dimana barang akan dikirim melalui pos atau
sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening penjual. Penggunaan
internet sebagai media pemasaran dan saluran penjualan mempunyai
keuntungan antara lain: internet merupakan media pomosi perusahaan dan
produk yang paling tepat dengan harga yang relatif lebih murah dan
pembelian melalui internet akan diikuti dengan layanan pengantaran
barang sampai di tempat pemesanan.
E-commerce
mengacu pada penjualan produk dan
layanan melalui web, sementara e-business adalah ransformasi dari kunci
bisnis proses perusahaan melalui penggunaan teknologi internet. Sebagai contoh
dari e-business yaitu penerapan Enterprise Resource Planning, Customer
Relationship Management, Supply Chain Management, dan Human Resources
Management. Dalam hal ini, perusahaan menerapkan e-business karena pada
dasarnya konsumen adalah pencari harga, kenyamanan, layanan terbaik bagi mereka
sehingga perusahaan yang dapat survive adalah perusahaan yang mampu merespon
dengan baik keinginan dan harapan pelanggannya.
Customer Relationship
Management
CRM
menggunakan teknologi informasi untuk menciptakan cross-functional
enterprise system yang mengintegrasikan dan mengotomatisasi proses layanan
pelanggan dalam bidang penjualan, pemasaran, dan layanan produk atau jasa
berkaitan dengan perusahaan. Sistem CRM juga menciptakan IT framework yang
menghubungkan semua proses dengan bisnis operasional perusahaan (O‟Brien,
2002).
CRM
berkaitan dengan kegiatan penjualan terpadu, marketing dan strategi
pelayanan kepada pelanggan.. Melalui CRM Garuda Indonesia menggunakan jaringan
pelanggan yang ada saat ini untuk meningkatan pendapatan perusahaan, memperoleh
informasi yang lengkap untuk memberikan layanan prima, dan sekaligus
memperkenalkan channel procedures yang konsisten.
CRM
PT Garuda Indonesia, Tbk dilakukan untuk membina dan menjaga hubungan antara
pelanggan dengan pihak manajemen. Secara lebih jauh, pemahaman yang mendalam
terhadap pelanggan akan mampu menghasilkan respon yang cepat terhadap perubahan
preferensi konsumen sehingga akan mampu meningkatkan pendapatan perusahaan.
Selain itu CRM di Garuda Indonesia bermanfaat untuk memperoleh informasi yang
dapat dibagikan kepada partner bisnis perusahaan.
Untuk
mendukung CRM, Garuda Indonesia senantiasa memberikan frequent-flyer dalam
dua bahasa yang berisi tentang informasi-informasi terkini perusahaan kepada
pelanggan yang loyal melalui email. Hal ini selain bersifat apresiasi juga
bersifat marketing dan pengelolaan loyalitas pelanggan. Kegiatan yang
berhubungan dengan CRM pada perusahaan ini adalah dengan penggunaan sistem
informasi (website) yang bisa diakses oleh semua kalangan tanpa batas,
mulai dari penyediaan informasi perusahaan, produk, forum diskusi antara
pelanggan dengan pihak manajemen sampai pada proses pemesanan.
Enterprise Resource Planning
Dhewanto
dan Falahah (2007) mendeskripsikan ERP sebagai sebuah konsep untuk merencanakan
dan mengelola sumber daya organisasi agar dapat dimanfaatkan secara optimal
untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stakeholder)
atas organisasi tersebut.
Supply Chain Management
Supply
Chain Management adalah sebuah proses
dimana produk diciptakan dan disampaikan kepada konsumen. Dari sudut
struktural, sebuah Supply Chain Management merujuk kepada jaringan yang
rumit dari hubungan dimana organisasi mempertahankan dengan partner bisnis
untuk memperoleh bahan baku, produksi dan menyampaikannya kepada konsumen
(Kalakota, 2001). E-Supply
Chain Management adalah
suatu konsep manajemen dimana perusahaan berusaha memanfaatkan teknologi
internet untuk mengintegrasikan seluruh mitra kerja perusahaan, terutama yang
berhubungan dengan sistem pemasok bahan baku atau sumber daya yang dibutuhkan
dalam proses produksi (Indrajit dan Djokopranoto, 2003).
E-Precurement dalam Supply Chain Management System
PT Garuda Indonesia, Tbk
Dari
semua hubungan e-business yang dilakukan oleh Garuda Indonesia,
transaksi B2B (bisnis ke bisnis) menghasilkan nilai bisnis yang paling tinggi,
maka Garuda Indonesia memutuskan untuk mengembangkan kinerja operasional dalam
proses pembelian dengan menerapkan e-procurement system. Layanan e-procurement
menyediakan metode bisnis yang modern dan praktik komersial dari sektor swasta dan pemerintah dan merupakan teknik baru
yang dihasilkan dari kemampuan internet dalam memberikan peluang untuk
penghematan biaya bagi kedua pemasok dalam melakukan transaksi bisnis maupun
kontrak bisnis. Garuda Indonesia memilih para pemasoknya dengan
mempertimbangkan daya saing, fleksibilitas, dan inovasi yang dilakukan oleh
pemasok sehingga dari program e-procurement ini sendiri mengindikasikan adanya supplier
database system yang dimiliki oleh Garuda Indonesia.
E-procurement
telah membantu
Garuda Indonesia dalam menjalin kesepakatan kontrak, meningkatkan komunikasi
dengan pemasok terkait dengan proses pembelian, dan juga membantu Garuda
Indonesia dalam mengeliminasi eksternalitas yang bersifat negatif. Website
Garuda Indonesia yaitu garuda-indonesia.com menyediakan link ke Garuda
Indonesia e-procurement (www.eproc.garuda-indonesia.com).
Situs ini berisi mengenai berita, pengadaan, pendaftaran pemasok, login, dan
bagaimana cara menghubungi perusahaan. Situs ini berisi informasi penting
secara komprehensif seperti kebijakan vendor, pertanyaan yang sering muncul dalam
proses bisnis B2B, pendaftaran vendor, dan kontak untuk online pengadaan
E-commerce dalam Partners Relationship
Management PT Garuda Indonesia, Tbk
Brand
Garuda Indonesia mengembangkan dua jenis e-Commerce, yaitu Business to
Business dan Business to Customer. B2B dilakukan Garuda dengan menyediakan Coporate
Online dan Agency Online, sedangkan B2C dilakukan dengan personnal
online booking. Fitur e-Commerce untuk
brand Garuda Indonesia sangat lengkap bila dibandingkan dengan fitur e-Commerce
dari brand maskapai penerbangan lainnya. Garuda Indonesia menawarkan
e-Commerce terpadu yang disebut dengan 28 Customer Touch Points yang memungkinkan calon/penumpang Garuda Indonesia
mengakses service online dari before flying sampai after arrival yang
disediakan melalui web. Fitur-fitur tersebut sangat jelas dan mudah dimengerti.
Beberapa fitur tersebut adalah:
a. Book Flight
b. Check In dan e-Ticketing
c. Show Schedule and Tariff
d. e-Payment
e. Promotion and Touch the Feel
f. Special Corporate Fares dengan diskon yang atraktif baik untuk kelas
penerbangan bisnis dan ekonomi.
g. Priority waiting list
h. Incentives awarding
i.
Fasilitas
24pecial untuk dapat mengkreditkan VAT pada tiket.
j.
Laporan yang
komprehensif setiap bulannya
k. Pembelian dan pemesanan tiket melalui berbagai cara
dengan menyebutkan corporate memberhip
Human
Resources Management System pada PT Garuda Indonesia, Tbk
Unit
SDM melakukan transformasi peran dan fungsinya agar menciptakan nilai tambah
sejalan dengan strategi bisnis perusahaan. Transformasi SDM dimulai di tahun 2008
dengan meluncurkan beberapa inisiatif program diantaranya yaitu penentuan
penempatan para karyawan berdasarkan level organisasi dan tingkat pendidikan,
termasuk di dalamnya penataan organisasi yang efisien dan efektif agar dapat
memudahkan proses penerjemahan visi, misi dan sasaran bisnis kepada seluruh
pihak internal. Knowledge Based Management dilakukan di unit ini sehingga
perencanaan sumberdaya manusia dapat diimplementasikan dengan tepat.
Program
e-Recruitment Garuda Indonesia tidak hanya mencakup tools publish
vacant position, namun juga seluruh proses administrasi dan pencatatannya.
Sistem ini telah diterapkan sejak bulan September 2010 dengan merekrut posisi
Awak Kabin, untuk selanjutnya digunakan untuk posisi lainnya seperti Penerbang
dan para profesional. Dalam bidang rekrutmen pekerja atau karyawan, perusahaan
juga menyadari pentingnya rekrutmen yang baik di tengah persaingan yang
demikian ketat dalam memperebutkan sumber daya manusia yang handal. Untuk itu
faktor penyajian informasi, penyediaan proses dan kecepatan waktu menjadi
penting artinya dalam memperoleh karyawan berkualitas sesuai kebutuhan
perusahaan.
Untuk mengoptimalkan SDM, perusahaan juga telah memetakan
potensi SDM dan mengalokasikan pada fungsi organisasi yang tepat (unit bisnis
maupun grup Perusahaan). Selain itu, Garuda juga terus berupaya menyempurnakan
pengelolaan karir sehingga lebih mudah memetakan pegawai potensial dalam talent
pool (grup Perusahaan). Sistem pembelajaran e-learning juga dilakukan untuk
meningkatkan kualitas SDM perusahaan. Sementara itu, sejalan dengan strategi
bisnis, Perusahaan berupaya menyempurnakan Human Capital Manual (HCM)
yang mengatur tentang kebijakan SDM, organisasi, rekrutmen dan seleksi, mutasi
antar unit maupun antar perusahaan dalam grup, sistem penilaian kinerja,
pengembangan karir serta kompensasi dalam Human Resources Management System
sehingga menghasilkan SDM yang kompetitif, inovatif dan memiliki integritas
tinggi sesuai sasaran pencapaian bisnis perusahaan
Selain program
tersebut di atas, dalam upaya menciptakan tenaga terampil dan profesional yang
diproyeksikan untuk menduduki jabatan tertentu di masa depan, Perusahaan
membuka program rekrutmen jalur khusus yaitu Program Management Trainee.
Program ini bertujuan untuk menyiapkan tenaga potensial yang diharapkan mampu
menciptakan perubahan dalam pola kerja, suasana kerja dan komitmen kerja yang
tinggi. Melalui Program Management Trainee ini Perusahaan juga memastikan ketersediaan kandidat
suksesi yang kompeten dan berkualitas.
Fungsi Enterprise
Resource Planning pada PT Garuda Indonesia, Tbk
Enterprise
resource planning PT Garuda
Indonesia, Tbk merupakan sebuah kerangka kerja perusahaan secara menyeluruh
yang berhubungan dengan pemrosesan pesanan penjualan tiket, manajemen dan
pengendalian atau maintenance unit pesawat, perencanaan produksi dan
distribusi jasa perusahaan, serta keuangan perusahaan. Garuda indonesia sendiri
tentunya telah menerapkan software khusus dalam merancang ERP perusahaan.
Fungsi ERP dapat diuraikan sebagai berikut :
a.
Perencaanan produksi
Pada
proses produksi jasa perusahaan ini telah didukung dengan perencanaan kebutuhan
bahan baku perusahaan secara keseluruhan.
b.
Logistik terintegrasi
Kegiatan
operasional perusahaan tidak dapat berjalan dengan baik jika tidak adanya
logistik yang terintegrasi yakni mulai dari yang berhubungan dengan produksi
jasa layanan hingga kepada produk turunan perusahaan.
c.
Akuntasi dan keuangan
Semua
dana untuk kegiatan operasional PT Garuda Indonesia, Tbk haruslah dibukukan
dalam sebuah laporan keuangan tiap bulannya maupun tahunan. Pencatatan tersebut
perlu dilakukan untuk mengetahui tingkat efisiensi perusahaan dalam penggunaan
dana. Serta merupakan proses evaluasi manajemen untuk kedepannya. Pencatatan
itu disimpan dalam bentuk database yang sistematis dan jelas, akan
tetapi dalam hal ini database hanya bisa diakses oleh pihak-pihak tertentu
untuk menghindari user dalam penyalahgunaan data.
d.
Sumber Daya Manusia
Kegiatan
operasional PT Garuda Indonesia, Tbk tidak bisa berjalan dengan baik tanpa ketersediaan
pekerja dan kualitas dari pekerja tersebut. Oleh karena itu perencanaan
sumberdaya manusia secara tepat perlu dilakukan oleh perusahaan.
e.
Distribusi, Penjualan, Manajemen Pemesanan
makasi ya infonya :)
BalasHapustolong informasi tentang efektifitas dan efisiensi PT Garuda Indonesia mbak
BalasHapusmakasih ya udah bantu tugas sekolah saya mbak..
BalasHapusijin copas untuk tugas kuliah
BalasHapusBuat SIM y mbak?
Hapussejak kapan yah penerapan E-Commerce di Garuda Indonesia?? Mohon pencerahannya
BalasHapusizin copas untuk tugas kuliah ya mbaak
BalasHapus